Оптимизация

Важнейший элемент взаимодействия Заказчика и Аутсорсера.

Бытует распространенное ошибочное мнение, что оптимизацию документооборота можно провести еще перед заключением договора, исходя из данных, полученных от Заказчика. Надо понимать, что данные, полученные от Заказчика, будут носить не совсем объективный характер, поэтому Аутсорсеру нужно определенное время для того, чтобы на практике понять все процессы документооборота Заказчика и уже после этого предложить проект оптимизации.

Вот, как на деле выглядит процедура оптимизации:

  1. На первом этапе, еще до заключения договора, проводится диагностика всех печатающих устройств, которые предполагается передать в управление.

  2. На основании диагностики принимается совместное решение о целесообразности их использования.

  3. Если принято решение о полной замене оборудования, то Заказчик получает предложение о стоимости одной копии, исходя из предоставленным им же данных о количестве произведенных копий за предыдущие периоды. Запускается проект по аутсорсингу печати. При этом минимальный срок действия договора 1 год. Руководствуясь многолетним опытом, мы рекомендуем клиентам заключать договор на 3-4 года, так как именно в этом случае заказчик может ощутить реальную разницу в стоимости.

  4. Так же Заказчик получает предварительные рекомендации о наиболее оптимальном использовании оборудования с детальным описанием его размещения в офисе.

  5. При этом некоторые ранее установленные аппараты могут быть перемещены или заменены на другие.

  6. Для реализации проекта «Оптимизация» будет выделен специалист, который будет сопровождать проект на всех его стадиях.

  7. После того, как весь проект будет рассчитан и обоснован, Заказчику предлагается окончательная версия стоимости копий и варианты условий при которых этот проект может быть реализован.

  8. Заказчик в оговоренные сроки принимает один из предложенных вариантов оптимизации. После этого подписывается дополнительное соглашение к договору с четко прописанными сроками и условиями.

  9. При наличии у клиента от 5 до 20 единиц  оборудования оптимизация занимает от 1 до 4 месяцев. При наличии от 20 до 70 единиц оборудования — до 6 месяцев. Свыше 250 единиц оборудования — до 1 года.

  10. В случае согласия заказчика на проект оптимизация экономии может составлять от 10 до 15% от стоимости на первоначальном этапе аутсорсинга.

Body care

Наши клиенты